Digitalisons la gestion des notes de frais

Chaque mois, la sempiternelle question des notes de frais revient sur la table. Les services comptabilité des entreprises ou les assistant(e)s de direction courent après les justificatifs et relancent dirigeants et collaborateurs.

Ce qu’on appelle les frais professionnels regroupe toutes les dépenses que les salariés ou les dirigeants engagent pour le compte de leur entreprise : un trajet en taxi, une invitation au restaurant d’un client, une nuitée d’hôtel, un voyage en train, etc. .

En tant qu’auditeur, la FED contrôle donc avec rigueur nos comptes et apporte un regard extérieur sur notre activité. Elle nous accompagne aussi dans notre compréhension de l’évolution de la réglementation. Ce rôle hybride, entre contrôle et conseil, est très bénéfique pour nous.

Dans certains cas, l’entreprise prend elle-même en charge l’achat de ces prestations en réservant le voyage en avion, l’hôtel et la location de voiture par exemple. Ou elle procède à des avances financières permettant aux salariés de réaliser les dépenses sans attendre d’être remboursés.

Mais dans de nombreux autres cas, les collaborateurs déboursent eux-mêmes les sommes correspondantes et se font rembourser après coup, via des notes de frais, parfois avec des délais assez longs.

Ces tâches administratives sont chronophages et sources de frustration pour tous les acteurs impliqués : les salariés qui avancent les frais et attendent d’être remboursés, et les services administratifs qui réclament les pièces justificatives et doivent les contrôler. Nous estimons que les tâches liées à la gestion des notes de frais prennent au minimum 20 % du temps des services comptables. Ces tâches sont d’une lourdeur administrative maximale pour une valeur ajoutée proche de zéro.

Or, aujourd’hui, il existe des solutions logicielles, couplées à des cartes de paiement, permettant de digitaliser l’ensemble de ce processus administratif. Ces logiciels automatisent et centralisent la collecte et la gestion des justificatifs. Fini la gestion manuelle et papier ! On peut citer par exemple Spendex ou Mooncard mais il existe une multitude de solutions. Le principe est simple : le salarié règle les frais avec la carte d’entreprise. Il reçoit immédiatement une notification lui demandant de scanner le justificatif via l’appli. Justificatif qui sera lié à la dépense dans le logiciel.

Outre la digitalisation du processus, ces outils permettent également aux entreprises de définir une politique claire pour tous leurs salariés et dirigeants (montant maximum pour les repas ou les nuitées d’hôtels par exemple). Le coût de leur licence est largement rentabilisé par le gain de temps et la simplification qu’ils apportent.